Was zeichnet einen guten Dienstplan aus?

Ganz gleich, auf welche Weise ein Dienstplan erstellt wird, sollten während der Erstellung einige wichtige Kriterien berücksichtigt werden. Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag daher verraten, was einen guten Dienstplan auszeichnet und was dieser beinhalten sollte.

Was ist ein Dienstplan und was sollte er beinhalten?

In einem Schichtplan kommt es in erster Linie darauf an, dass sämtliche Schichten des Tages vollständig besetzt werden. Zu diesem Zweck werden Teilzeit- und Vollzeitkräfte auf die verschiedenen Schichten verteilt, wobei die Qualifikationen und Tätigkeitsbereiche der verfügbaren Mitarbeiter von Bedeutung sind. Auf diese Weise können die Mitarbeiter jederzeit nachschauen, wann diese zur Arbeit erscheinen müssen und an welchen Tagen diese frei haben.

Wie erstellt man einen Dienstplan?

Ein Dienstplan kann sowohl mit Stift auf Papier, mithilfe von Excel oder auch ganz komfortabel in einer Dienstplan-Software erstellt werden. Mit der Software Papershift können Sie einen Dienstplan online erstellen, wodurch Sie immer einen genauen Überblick über die Besetzung der Schichten haben. Die Grundlage für die Erstellung eines Dienstplans ergibt sich dabei immer aus dem Bedarf eines Unternehmens. Es können allerdings auch zusätzliche Informationen hinterlegt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Das sollte man bei der Dienstplanerstellung beachten

Bei der Erstellung eines Dienstplans sollten einige wichtige Faktoren berücksichtigt werden, damit nicht nur der Mitarbeiterbedarf gedeckt ist, sondern auch die Mitarbeiter mit der Planung zufrieden sind.

Die betrieblichen Ziele

Durch einen guten Dienstplan wird gewährleistet, dass sämtliche Schichten ausreichend besetzt sind, die Qualität in sämtlichen Bereichen stimmt. Darüber hinaus lassen sich durch eine gute Dienstplanung auch Kosten sparen, indem möglichst viele günstige Mitarbeiter eingeplant und Überstunden vermieden werden.

Die gesetzlichen Vorgaben

Die gesetzlichen Kriterien sollten bei der Erstellung eines Dienstplans auf gar keinen Fall vernachlässigt werden. Dazu gehören Regelungen in Bezug auf die maximale Arbeitszeit sowie die Mindestruhezeit zwischen zwei Schichten, ebenso wie Regelungen für Arbeit an Sonntagen oder Feiertagen. Neben den gesetzlichen Vorgaben aus dem Arbeitsgesetz sollten zudem auch das Bundesurlaubsgesetz, das Mutterschutzgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz, das Schwerbehindertengesetz sowie das Mindestlohngesetz berücksichtigt werden.

Die Mitarbeiterverträge

Auch aus den Verträgen der Mitarbeiter ergeben sich eine Reihe von Kriterien, aus den Dienst- und Betriebsvereinbarungen. Dadurch geregelt werden unter anderem die Arbeitszeit, der Urlaubsanspruch, Regelungen in Bezug auf Überstunden und Zuschläge sowie besondere Arbeitsregelungen.

Die Mitarbeiterakzeptanz

Damit die Mitarbeiter mit einem Dienstplan ebenfalls zufrieden sind, sollte die Wünsche von diesen bei der Planung stets berücksichtigt werden. Dabei spielt die Fairness eine wichtige Rolle, weshalb Schichten an Feiertagen oder Wochenenden im Wechsel vergeben werden sollten. Zudem sollten Mitarbeitern mit Kindern bei der Bewilligung von Urlaubsanträgen bevorzugt behandelt werden, da diese in der Regel ausschließlich während den Schulferien verreisen können.

Die arbeitswissenschaftlichen Kriterien

Es gibt eine ganze Reihe arbeitsrechtlicher Kriterien, die unter anderem besagen, dass es kontraproduktiv ist, mehr als vier Nachtschichten hintereinander zu absolvieren oder regelmäßig zwischen verschiedenen Schichten zu wechseln. Derartige Kriterien sollten ebenfalls berücksichtigt werden, da ansonsten die Gefahr besteht, dass Mitarbeiter, die über einen längeren Zeitraum im Schichtdienst arbeiten

Die frühzeitige Veröffentlichung

Ein guter Dienstplan sollte immer möglichst frühzeitig veröffentlicht werden. Denn auf diese Weise haben die Mitarbeiter die Möglichkeit dazu, ihre persönlichen Verpflichtungen im Voraus zu koordinieren, was diesen Planungssicherheit verschafft. Das hilft dabei, Konflikte zu verhindern, da die Mitarbeiter bereits lange Zeit im Voraus wissen, wann diese arbeiten müssen und wann sie einen freien Tag haben.

Konflikte während der Dienstplanerstellung

Konflikte lassen sich bei der Erstellung von einem Dienstplan nur schwer vermeiden. Denn es gibt auch Mitarbeiter, die am liebsten in der Nacht oder an den Wochenenden arbeiten, obwohl dies nach arbeitswissenschaftlichen Kriterien nicht empfehlenswert ist.

Doch auch Überstunden lassen sich nicht immer vermeiden, alle Schichten jederzeit besetzt werden müssen, auch wenn einmal ein Mitarbeiter erkrankt ist.